CGP – Controle e Gestão de Projetos  

O que é o CGP?  

O CGP é um software de controle e gestão de projetos, concebido, projetado e desenvolvido para permitir que as Empresas alcancem a maximização dos resultados advindos da aplicação de recursos em projetos. É, portanto, um software especializado na gestão de projetos.  

O que o CGP pode fazer por mim?  

Controle e gestão de projetos é sinônimo de aplicação de princípios e ferramentas de administração para planificar, alocar recursos e controlar a execução de atividades que traduzem e consubstanciam objetivos únicos e temporários da empresa, quais sejam, seus projetos .

Como o CGP me permitirá gerir e intervir no andamento de meus projetos?

Todo projeto tem uma tendência natural de contrapor-se ao que fora inicialmente planejado .

A finalidade essencial do Controle e Gestão de projetos é gerar subsídios necessários ao Gerente de Projetos de forma a capacitá-lo a eleger e adotar as medidas apropriadas à correção de desvios que ocorram durante a fase de execução do projeto.

O que se busca é manter o projeto sob rígido controle e, assim, tomar conhecimento antecipado dos problemas reais para a tomada de decisões corretivas.

O CGP possui um conjunto de ferramentas que possibilita ao Gerente do Projeto o acompanhamento e controle do andamento do projeto, quer seja ele desenvolvido internamente pela Empresa, quer externamente por empresas terceirizadas.

Mais pormenorizadamente :

Quando vamos formatar um projeto, nossos técnicos detalham uma seqüência de fases e atividades, correlacionando-lhes tempo, esforço e recursos. Essa lista de atividades é a primeira entrada para o sistema e a cada fase ou atividade podem, ainda, ser correlacionados custos, elementos condicionantes, comentários especiais ou observações, interdependências, datas, metas, etc.

A partir daquela lista, que pode ser extremamente longa, o CGP organiza as fases e atividades em forma de cronograma, mas, ao contrário de outros softwares, em que não são visualizadas as interdependências entre tarefas, o CGP mantém válidas todas as interdependências, estejam elas exibidas no cronograma ou não. Em conseqüência, se uma determinada fase ou atividade tiver seu prazo ou datas de início ou de término alteradas (reprogramação), as demais atividades delas dependentes acompanharão essas mudanças, guardando a estratégia adotada para a execução do projeto.

Conhecida a data limite de término do projeto, podemos estruturar as atividades de maneira a cumprir o prazo estipulado, ou, em havendo folga, dispô-las ao longo do eixo de execução do projeto, da melhor forma.

Definidos os recursos e determinados os custos pertinentes a cada atividade, obtém-se o orçamento do projeto, cuja obtenção pode ser facilitada pelo fato de que, além das interdependências que resguardam a lógica de execução, as atividades podem ser agrupadas segundo a Estrutura Analítica de Projeto (EAP).

Pronto o planejamento inicial, teremos a relação de fases e atividades a executar, discriminando, por recurso, as tarefas a serem desenvolvidas no dia, na semana ou no mês, conforme a necessidade da Organização, alem de inúmeras outras informações que norteiam o processo de execução do projeto.

A realimentação da execução, informando o cumprimento das tarefas e os desvios em relação ao programado, permite, ao Gerente do Projeto ou Supervisor, obter o eixo do avanço físico realizado e confrontá-lo com o eixo do avanço físico previsto, avaliando a necessidade ou não de replanejar o projeto e reprogramar as atividades, de forma a atender o prazo estipulado ou reformular o prazo inicialmente previsto para a conclusão dos serviços. É a etapa do Acompanhamento e Controle do Projeto.

Destarte, o CGP permite, ao Gerente de Projeto , gerir e intervir na evolução do projeto , a fim de que os resultados planejados sejam alcançados com eficiência e eficácia. É a garantia de sucesso na execução do projeto .

Cabe notar, sobretudo, que o CGP não pode ser visto como mero banco armazenador de informações. Ele possui a capacidade de auxiliar, com adequada competência, o gerente de projetos em suas tomadas de decisões, propiciando-lhe, com qualidade, o gerenciamento de todos os recursos do empreendimento e, fundamentalmente, norteando a Equipe do Projeto para alcançar os objetivos colimados .

É necessário, neste momento, não confundir software de controle e gestão de projetos com aplicativos de formulários eletrônicos. Esses são, apenas, protocoladores de execução de serviços.

Quais são os motivos que justificam a utilização de um Software de Gerenciamento de Projetos?  

Existem diversos motivos que justificam a utilização de um Software de Gerenciamento de Projetos, dentre os quais podem ser destacados:

• Ser a maneira mais eficaz e rápida de representar e acompanhar graficamente o projeto, através de apresentações bem elaboradas e precisas (cronogramas, gráficos de esforço, gráficos de distribuição de despesas, etc.);
• Permitir a integração, em um único ambiente, das informações geradas por todos os participantes do projeto quer sejam da empresa, quer das instituições de pesquisa e correlatas ou de empresas terceirizadas.
• Oferecer à Empresa a visão e o controle de seus projetos quer executados por ela própria, quer programado e executado por terceiros.
• Permitir o registro dos eventos do projeto simultaneamente com suas ocorrências (viagens, treinamento, aquisição de software e bens, execuções de serviços ou tarefas, obras civis etc.) ou a interface com outros sistemas que forneçam essas informações.
• Utilizar uma metodologia eficaz de controle, através da definição do ciclo de vida do projeto e do detalhamento de cada fase e atividade que o compõem, no que concerne a prazo, custo, esforço humano, esforço material, etc.
• Mostrar as inconsistências entre a execução do projeto e o previsto pelo planejamento quer seja de esforço, quer de custo ou prazo;
• Auxiliar o Gerente de Projetos na tomada de decisões relativas a prazos, custos e recursos;
• Permitir, a partir de um processo de registro diário de trabalho (time sheet), o controle das horas trabalhadas por cada componente da equipe do projeto, seja ele um recurso direto ou indireto.
• Possibilitar o planejamento e o registro das horas de utilização de recursos materiais e, por conseguinte, uma correta apropriação dos custos relativos a este tipo de recurso.
• Permitir dimensionar e registrar o tempo de intervenção de Coordenadores e Supervisores envolvidos com a gestão do projeto, bem como dos recursos materiais utilizados por eles.
• Permitir reunir informações relativas a:
• Caracterização do projeto.
• Motivações e objetivos.
• Plano de desenvolvimento.
• Empresas envolvidas no projeto
• Cronograma físico-financeiro.
• Atividades executadas com datas de inicio e término e diversas outras informações.
• Evolução na execução de atividades (situação atual).
• Resultados obtidos, produtos resultantes e o faturamento bruto destes produtos.
• Cessão de recursos materiais.
• Utilização dos recursos materiais no projeto.
• Cessão de serviços.
• Utilização dos recursos humanos no projeto (equipe técnica).
• Recursos financeiros enviados/recebidos (aportes e repasses financeiros).
• Dispêndios:
• Programas de computador.
• Bens.
• Instalações de máquinas e equipamentos.
• Livros e periódicos.
• Recursos humanos diretos e indiretos.
• Materiais de consumo.
• Viagens.
• Treinamento.
• Serviços de terceiros.
• Outros.
• Projetos complementares (subprojetos) e suas informações a exemplo do projeto principal
• Desvios do planejamento original.

CGP - Pontos Fortes do Produto  

  1. É um produto de gestão de projetos, genuinamente nacional, fundamentado nas técnicas mais modernas, amplamente consolidadas e adotadas em todo o mundo (PMI - CMM).

  2. Está desenvolvido na eficiente plataforma de integração de pessoas e difusão do conhecimento, já consolidada mundialmente, como a revolução da tecnologia da informação: Internet.

  3. Implementa uma única base corporativa de gestão de projetos que se estende por toda a empresa.

  4. Permite o desenvolvimento e implementação de uma metodologia corporativa de gestão de projetos.

  5. Estende os poderes da base corporativa de gestão de projetos, via Internet, para fora dos ambientes físicos da empresa, permitindo a integração entre unidades operacionais fisicamente dispersas ou entre a matriz e suas filiais e unidades fabris.

  6. É um sistema multiusuário que disponibiliza uma ferramenta única e de simples utilização, para uso pelos diferentes profissionais envolvidos no projeto (executores, coordenadores de equipe, coordenadores de projetos, auditores de qualidade, supervisores, etc.).

  7. Permite a implementação do modelo de gestão conhecido como "Escritório de Projetos" ou "Grupo de Coordenadores Corporativos de Projetos".

 8. Estende o modelo de gestão "Escritório de Projetos" ou "Grupo de Coordenadores Corporativos de Projetos" para uma variante baseada na formação de uma equipe de gestão que poderá atuar fisicamente distribuída ou dispersa. A adoção deste modelo, conhecido como "Escritório Virtual de Projetos", permite um amplo controle dos projetos mesmo que os participantes das equipes estejam fisicamente dispersos, utilizando-se os recursos da Internet.

 9. Permite a formação, em um mesmo projeto, de equipes compostas de profissionais que atuam em diferentes localizações físicas da empresa ou fora dela, trabalhando como se juntos estivessem, implementando o que é atualmente conhecido como "Equipe Virtual" de projeto.

10. Permite a adoção dos modelos de trabalho conhecidos como "Tele-trabalho", "Virtual Office" e "Home Office". 11. Permite a integração dos diferentes modelos de equipes de projeto (equipes tradicionais, "Equipes Virtuais", "Tele-trabalho", "Virtual Office" e "home Office") em uma equipe única.

12. Aumenta a eficácia e a eficiência da empresa na condução de seus projetos, disponibilizando, com fidelidade e fidedignidade, as informações adequadas em  momentos oportunos. De simples utilização, dispensa longos estudos para dominar funcionalidades escondidas em interfaces gráficas complexas, que  acabam por desviar a atenção dos coordenadores e demais membros da equipe daquilo que realmente é seu foco de trabalho: o projeto.

13. Implementa e difunde na empresa uma base histórica de conhecimento que contempla as informações relativas aos projetos desenvolvidos, em desenvolvimento ou em planejamento (base para início do modelo de gestão da informação conhecido como "Gestão do Conhecimento" aplicado a projetos).

14. Permite que profissionais de planejamento e de coordenação se baseiem em experiências anteriores, de tal forma que, utilizando-se desses experimentos, seus projetos possam ser planejados, conduzidos e executados do melhor modo.

15. Permite uma ampla visão dos projetos desenvolvidos na empresa, contemplando, detalhadamente: a forma de condução adotada nestes projetos; as estruturas de planejamento escolhidas (estrutura EAP); as informações relativas à execução de cada pacote de trabalho ou das fases; as situações de desvios enfrentadas (prazo, esforço, custos, receitas, orçamento etc); as alterações de planejamento para correção dos rumos dos projetos, face aos desvios ocorridos; as situações de riscos enfrentadas pelos coordenadores; os registros de trabalho realizado pelos membros das equipes de projeto; etc.

16. Permite a implementação de projetos complexos, que envolvem inúmeros subprojetos, de forma simples e natural, não importando o número de subprojetos e tampouco a profundidade ou largura da unidade EAP adotada.

17. Permite o envolvimento de empresas contratadas (terceiras) na condução do projeto, fornecendo recursos humanos e materiais, ou mesmo assumindo a responsabilidade de condução do projeto no todo ou em parte (subprojeto), sem que as informações relativas à empresa contratante fiquem visíveis ou evidenciadas para a contratada.

18. Permite que a empresa acompanhe e/ou interfira na condução de um projeto ou subprojeto, confiado a uma empresa terceira ou contratada. A empresa contratante possui a visão completa do projeto contratado, como se os seus profissionais de gestão estivessem, literalmente, "sentados" na cadeira do gerente do projeto na empresa contratada.

19. Identifica, automaticamente, situações na execução do projeto que necessitem de intervenção do gerente, relacionando-as em uma interface, denominada "Pendências Gerenciais".

20. Permite a alteração do planejamento do projeto (replanejamento), para correção de desvios ou outras finalidades, com incidência imediata no direcionamento e programação do que deve ser realizado por cada recurso humano ou material, envolvido no projeto.

21. Mantém registrados na base corporativa de gestão todos os planejamentos (planejamento inicial e replanejamentos), realizados em cada projeto, permitindo a identificação e o acompanhamento do que fora planejado inicialmente e dos pontos de ajuste durante o andamento de sua execução. Cada correção no planejamento (replanejamento) deverá ser justificada pelo profissional que a realizou.

22. Permite a identificação de desvios na execução do projeto, relativos a prazos, esforços, despesas ou receitas, a partir da comparação do que fora planejado com o que efetivamente está ocorrendo.

23. Permite a utilização dos dados de execução dos projetos (time-sheet, conclusão de pacotes de  trabalho, atendimento dos prazos destes pacotes, esforços despendidos, etc) para avaliar o desempenho dos recursos humanos da empresa.

24. Permite a avaliação e identificação segura do "overload" de recursos (humanos ou materiais), uma vez que reúne, em uma única base de gestão, as informações de alocação destes recursos em todos os projetos da Empresa.

25. Fornece às equipes de projeto informações relativas às atividades de cada profissional.

26 . Identifica, relaciona e controla os afazeres de cada profissional nos projetos em que foram alocados.

27. Identifica e relaciona os profissionais que não estão conseguindo realizar seus afazeres, conforme planejado pelos gerentes e lideres de equipe.

28. Disponibiliza para os recursos humanos do projeto as informações relativas às tarefas pertinentes a serem executadas.  

29. Orienta a atuação dos recursos humanos com informações do desempenho deles esperado pelos coordenadores de seus projetos.

30. Permite a integração e a troca de informações com outros sistemas corporativos da Empresa, tais como: Sistema Contábil; Sistema de Pagamento, Sistema de Custeio; Sistema Orçamentário; etc.

31. Permite o acompanhamento das despesas e receitas do projeto de forma simples, utilizando-se de uma linguagem mais próxima à comumente usada pelos gestores de projetos.

Quanto é o investimento no CGP?

O valor da cessão de direitos de uso é estabelecido através de tabela decrescente de valores, no intervalo de R$ 1.430,00 a R$ 700,00, em função da quantidade contratada de usuários ativos.

Entende-se por “usuário ativo” todo usuário que esteja autorizado, através da funcionalidade Bloqueio e Desbloqueio de Acesso, a efetuar alguma alteração nos projetos cadastrados no CGP .

Para as atividades de manutenção, suporte e atualização de versões, será cobrado, anualmente, 10% do valor da versão do CGP em uso pelo cliente.

Não fazem parte do valor da cessão de direitos de uso os serviços relativos à integração do sistema CGP com outros existentes na Empresa ou ao desenvolvimento de novos produtos, funcionalidades ou relatórios específicos.

No valor da cessão de direitos de uso, para a execução de serviços realizados fora do Rio de Janeiro, não estão incluídas as despesas com estadia, transporte e alimentação dos técnicos que o CNpi - Centro Nacional de Pesquisa em Informática - Rio de Janeiro necessite deslocar, as quais poderão ser pagas diretamente pela Empresa ou pelo CNpi , sendo, nesse último caso, faturadas para ressarcimento.